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Assistant(e) administratif(ve) de service

 

Administratif


CDI


Boulogne-Billancourt


Date limite de réponse :

L’Union Nationale des Aveugles et Déficients Visuels (180 salariés) est une association créée en 1929 afin d’accompagner, dans tous les aspects de la vie, les personnes déficientes visuelles. Dans le cadre d’un remplacement, nous recrutons pour notre centre régional basé à BOULOGNE-BILLANCOURT en Ile-de-France (92) : 

un(e) assistant(e) administratif(ve) de service

 

Missions principales

  • Assurer le traitement administratif des dossiers et des actions du centre régional
  • Accueil physique et téléphonique
  • Appui à l’animation
  • Communication pour le centre

Activités

Dans le respect des procédures en vigueur (locales et nationales) :

Administratif :

  • Gestion des documents courants internes (notes de frais, déplacements professionnels…)
  • Participation aux réunions ou rencontres dans le but de réaliser les comptes rendus
  • Réalisation (rédaction et mise en forme) de courriers, bilans, comptes rendus, tableaux de bord…
  • Gestion du courrier : tri, distribution, affranchissement…
  • Réalisation et gestion de commandes, notamment de fournitures
  • Suivi d’activités (tableaux de bord…)
  • Gestion des adhésions (tenir à jour la liste des adhérents, enregistrer les bulletins d’adhésion et transmettre les informations au siège social)
  • Accompagnement des bénéficiaires pour remplir et constituer des dossiers simples, sans se substituer à la personne et de manière personnalisée
  • Classement et archivage
  • Suivi des agendas et des plannings le cas échéant

Accueil

  • Téléphonique : après écoute et évaluation des besoins de l’interlocuteur, gestion des appels en direct et réorientation, le cas échéant, vers le professionnel, service ou structure adéquats
  • Physique : accueil des adhérents, bénéficiaires, partenaires dans l’attente de leurs rendez-vous ; écoute et évaluation des besoins pour orienter les personnes vers le professionnel, service ou structure adéquats
  • 1èr accueil des bénéficiaires : présentation des services de l’association, aide à l’inscription

Gestion de la caisse

  • Procéder aux entrées et sorties de la caisse
  • Contrôle de la caisse selon les procédures internes

Veille sociale et juridique

  • Veille sociale et juridique
  • Recherches sur législation relative au handicap

Animation

  • Appui logistique privilégié pour préparation de certains évènements festifs (Fêtes de rentrée, de fin de saison, de noël…)
  • Appui à l’animation (animateur socio-culturel, éducateur sportif et CESF) dans la gestion des sorties : inscription, présence ponctuelle…

Communication

  • Participation aux actions de communication à destination des bénéficiaires : planning mensuel, agenda UNADEV, Borne Info, newsletter trimestrielle, réseaux sociaux…
  • Participation aux actions d’information et de sensibilisation

 

Relations hiérarchiques

  • L’assistant(e) administratif(ve) du centre Ile-de-France est placée sous la hiérarchie du responsable de ce centre, lui-même sous l’autorité du coordinateur national.
  • L’assistant(e) administratif(ve) du centre Ile-de-France n’a aucune autorité hiérarchique sur les salariés de l’UNADEV

 

Relations fonctionnelles internes principales

Elles se réalisent principalement avec les services suivants :

  • Service administratif et financier, Secrétariat Général, service communication et RH

 

Autonomie et responsabilités

  • Autonomie dans l’organisation de son travail
  • Garant de la confidentialité concernant les éléments relatifs à l’organisation et au fonctionnement de l’association.

 

Connaissances indispensables :

  • Organisation du secteur associatif
  • Droits administratifs des personnes handicapées
  • Bureautique – Niveau Perfectionnement
  • Maitrise des outils de communication (courriers, courriels, téléphone)

 

Compétences indispensables :

  • Capacités relationnelle et rédactionnelle
  • Créer, développer et adapter des modes relationnels en fonction des situations et de l’interlocuteur
  • Faire preuve d’un positionnement professionnel adapté notamment sur la dimension affective
  • Maîtriser la langue française sur le plan oral et écrit (grammaire, orthographe, syntaxe)
  • Maîtriser les techniques actuelles de gestion administrative
  • Maîtriser de manière experte les outils bureautiques (pack office et internet)
  • Faire preuve de rigueur et de méthode dans le travail réalisé
  • Faire preuve de discrétion absolue et de confidentialité en interne et en externe sur les éléments recueillis au sein du service et de l’association
  • Savoir organiser son temps de travail de manière efficiente, selon les priorités et les échéances de dates dont celles des autres membres du service
  • Savoir évaluer les situations urgentes et prioritaires et le cas échéant faire preuve de réactivité
  • Maîtriser les techniques de classement et d’archivage et les gérer de manière accessible au service
  • Savoir effectuer des recherches, se documenter, s’informer et faire preuve de curiosité sur divers sujets, notamment juridiques
  • Capacité à travailler en équipe et en collaboration, de manière constructive

 

Contraintes métier

  • Travail sur écran
  • Lien avec le public
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